Privacyverklaring

ZZP Dashboard is een programma dat op je eigen computer draait. Dat maakt deze verklaring anders dan je van software gewend bent: het grootste deel van je gegevens komt bij ons nooit binnen, dus over het grootste deel is er niets te melden. Hieronder staat wat er wel gebeurt, stroom voor stroom, met de partijen die er aan te pas komen.

Waar wij een reden noemen om iets te mogen verwerken, staat de wettelijke term erbij. Die term heet een grondslag, en dat is niets anders dan het antwoord op de vraag waarom iets mag.

1. Wie wij zijn

ZZP Dashboard wordt verkocht door Media Nuova, een eenmanszaak, gevestigd in Almelo en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 88224341.

Vragen over je gegevens, verzoeken om inzage of verwijdering, en klachten gaan naar support@marconuova.nl. Daar zit een mens achter, geen formulier.

2. Het uitgangspunt: je gegevens blijven op je eigen computer

Er is geen account, er is geen cloud, er wordt niets gesynchroniseerd en er wordt niets gemeten. Je facturen, uren, klanten, ritten, taken, agenda en mail staan in gewone bestanden in een map op je eigen computer, een map die je zelf kunt openen. Zet je de computer uit, dan is het dashboard uit.

Je sleutels en wachtwoorden voor koppelingen staan versleuteld, met de beveiliging van Windows zelf. Dat betekent dat ze aan jouw computer en jouw Windows-account vastzitten: een kopie van dat bestand is op een andere computer niet te openen.

Het programma zoekt ook niet zelf naar nieuwe versies en stuurt geen foutmeldingen op. Wat je ons stuurt, stuur je zelf, en daarover gaat punt 5.

Eén ding hoort er eerlijk bij: dit is waar zolang er geen synchronisatie bestaat. Die is er niet, en komt hij er ooit, dan verandert deze verklaring voordat de functie er is.

3. Wat je computer naar ons stuurt

Alleen dit, en alleen voor de licentie:

Wat	Waarom
Je licentiesleutel	Om te zien of het abonnement loopt
Een willekeurig nummer voor deze installatie	Om te tellen dat het er één is en geen vijf
Het versienummer van het programma	Om te weten welke versie ondersteund moet worden

Meer niet. Geen naam, geen mailadres, geen bedrijfsgegevens, geen bedragen, geen klanten, geen enkele regel uit je administratie.

Dat nummer voor je installatie is met opzet een willekeurig getal en geen vingerafdruk van je computer. Het zegt niets over je hardware, je netwerk of jou, en het is niet terug te rekenen naar je machine. Het bestaat alleen om te kunnen tellen.

Wanneer dit gebeurt: als je je sleutel invoert, als je een installatie weer losmaakt, en bij het opstarten alleen wanneer de opgeslagen licentie bijna verlopen of verlopen is. Loopt je abonnement gewoon, dan legt het programma bij het opstarten geen verbinding met ons.

Waar het aankomt: op een server bij DigitalOcean in Amsterdam. De verbinding loopt via Cloudflare, dus Cloudflare ziet dat er een verzoek langskomt.

Wat die server bijhoudt: je licentiesleutel, het klantnummer en het abonnementsnummer die je bij Stripe hebt, welk abonnement het is, of het loopt en tot wanneer de betaalde periode duurt. En per installatie: het willekeurige nummer, het versienummer, en wanneer die installatie zich voor het eerst en voor het laatst gemeld heeft.

Dat klantnummer bij Stripe is geen naam en geen adres, maar het is wel een verwijzing waarmee wij die bij Stripe kunnen opvragen. Daarom staat het hier en niet in een voetnoot.

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst. Zonder deze gegevens kunnen wij niet zien of er betaald is en kan het programma niet werken.

Hoe lang: de regel van een installatie die zich zestig dagen niet meldt wordt verwijderd zodra de volgende installatie zich meldt. De regel van de licentie zelf blijft staan: die hoort bij een betaling, en betalingen moeten wij zeven jaar bewaren voor de Belastingdienst.

4. Naar Stripe, en van daar naar Resend

Betalen gaat via Stripe. Stripe krijgt je naam, je mailadres, je adres, je betaalgegevens en, als je dat invult, je BTW-nummer. Dat is nodig voor de betaling en het hoort op je factuur. Stripe is daarbij onze verwerker, wat betekent dat Stripe die gegevens voor ons verwerkt en niet voor zichzelf, en Stripe heeft daarvoor zijn eigen voorwaarden en privacyverklaring (stripe.com/privacy).

Dit is de enige plek waar wij weten wie je bent.

Zodra Stripe zegt dat er betaald is, mailt onze server je je licentiesleutel. Die mail gaat via Resend, in de regio Ierland, dus hij verlaat de Europese Unie niet. Resend verwerkt daarvoor je mailadres en de inhoud van die ene mail.

Let op het verschil met punt 3: onze eigen server bewaart je mailadres niet. Hij houdt een sleutel, een willekeurig installatienummer en een versienummer bij, en vraagt je adres bij Stripe op op het moment dat die mail weggaat. Dat is geen technisch detail maar de reden dat punt 3 letterlijk waar blijft.

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst, en voor de factuur zelf de wettelijke plicht om een administratie te bewaren.

5. Als je ons mailt

De mail met je sleutel komt van licentie@marconuova.nl, en dat is ook het adres waar een antwoord heen gaat. support@marconuova.nl komt in dezelfde postbus terecht.

Er staat geen postbus op ons domein zelf. Cloudflare Email Routing stuurt zulke post door naar een Gmail-postbus, dus zowel Cloudflare als Google verwerkt de inhoud van dat bericht.

En deze postbus bewaart wel. Dat is de eerlijke uitzondering op de rest van deze verklaring: iemand die een probleem uitlegt schrijft zijn naam, zijn adres en zijn situatie op, en stuurt soms een schermafbeelding van zijn eigen administratie mee. Dat blijft staan. Wij houden zulke post twaalf maanden en ruimen hem daarna op.

Stuur dus niet meer mee dan nodig is om je vraag te kunnen beantwoorden.

Het programma heeft daar een hulpmiddel voor. Gaat er iets mis, dan maakt het zelf een bestand met wat er gebeurd is. Je ziet eerst op je scherm precies wat erin staat, en je verstuurt het zelf. Er zitten nooit sleutels of wachtwoorden in, niet je licentiesleutel, geen mailadres, geen klantnamen en geen enkele regel uit je bestanden. Er gaat ook nooit iets automatisch weg.

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst. Wij hebben je vraag nodig om hem te kunnen beantwoorden.

6. Naar Anthropic, als je de Claude-functies gebruikt

Dit is de stroom die de meeste uitleg vraagt, en hij staat hier daarom niet in het klein.

Een deel van het dashboard werkt met Claude. Dat programma draait dan op jouw eigen computer, onder jouw eigen abonnement bij Anthropic. De opdrachten die het dashboard daarvoor opstelt bevatten echte inhoud:

• Bepalen welke mail belangrijk is: onderwerpen, afzenders en de inhoud van berichten uit je mailbox.
• Een concept voor een antwoord: de mailwisseling waarop geantwoord wordt.
• De dagbrief, het stuk over je mail: hetzelfde.
• De teksten voor SOCIAL: de beschrijving van je bedrijf, voor wie je werkt, en je eigen regels voor wat er wel en niet in een tekst mag.
• De controle op je website: de bestanden van die website.

Wat daarbij belangrijk is:

• Wij zien hier niets van. Geen van die opdrachten komt langs onze servers. Wij hebben er geen contract over met Anthropic en wij betalen er niet voor.
• Je hebt zelf een verhouding met Anthropic, onder je eigen abonnement, met de voorwaarden en de privacyverklaring die daarbij horen. Dat abonnement zit niet bij de prijs van ZZP Dashboard in.
• Je mailbox bevat gegevens van je eigen klanten. Dat betekent dat je zelf moet afwegen of je die door een AI-dienst wilt laten lezen. Voor veel ZZP’ers is dat prima, maar het is jouw afweging en niet de onze, en je kunt hem alleen maken als wij je vertellen dat het gebeurt. Heb je een beroepsgeheim, dan is het een afweging om serieus te nemen.

En de geruststelling die er net zo hard bij hoort: zonder Claude werkt het programma volledig. Je facturen, je uren, je kilometers, je belastingreserve, de ruimte in de kleineondernemersregeling, je offertes, WERK, je taken, je eigen agenda en het logboek werken allemaal zonder. Ook je mailbox lezen en opruimen kan zonder, via IMAP. Laat je de Claude-functies uit staan, dan gaat er niets naar Anthropic.

7. Naar je eigen boekhouding, mailbox, agenda en urenregistratie

Zet je een koppeling aan, dan gaat het verkeer rechtstreeks van jouw computer naar die dienst, met jouw eigen sleutel of je eigen inloggegevens. Wij zitten er niet tussen en zien niet eens dat het gebeurt.

Welke diensten dat zijn, hangt af van wat je aanzet: Moneybird, e-Boekhouden.nl, elke mailbox met IMAP, Gmail via de Claude-koppeling, agenda’s met CalDAV zoals iCloud, Nextcloud en Fastmail, Google Agenda via de Claude-koppeling, en TimeChimp, Toggl Track of Clockify voor je uren.

Een aantal koppelingen is nog niet beschikbaar. Zodra ze dat zijn, gaat het op dezelfde manier: rechtstreeks van jouw computer, met jouw eigen sleutel, en wij zien er niets van. Welke koppeling nu werkt en welke niet staat op de voorpagina, in de tabel met de stand van zaken.

Voor die diensten geldt hun eigen privacyverklaring, en daar ben jij zelf de klant.

8. Deze website

Deze website meet je bezoek niet. Er zijn geen cookies, geen statistieken, geen pixel, geen chatvenster en geen formulier voor een nieuwsbrief. De letters van de pagina staan op onze eigen server, dus er gaat ook geen verzoek naar Google om ze op te halen. Contact loopt via mail, niet via een formulier.

Wel dit, want het zou vreemd zijn om er omheen te praten: de pagina’s worden uitgeleverd door Vercel, en Vercel legt de verzoeken vast die daarvoor nodig zijn, zoals je IP-adres, welke pagina je opvroeg en met welke browser. Vercel is daarvoor onze verwerker.

Die verzoeklogs blijven kort staan. Vercel zegt in zijn eigen documentatie hoe lang: een uur op het gratis plan, een dag op een betaald plan, en langer alleen met een betaalde uitbreiding die tot dertig dagen gaat (vercel.com/docs/logs/runtime). Die uitbreiding hebben wij niet. Wij kijken er alleen in als er iets stuk is, wij sturen ze niet door naar een andere partij, en wij bewaren er zelf geen kopie van. Er zit ook niets in wat wij aan een persoon kunnen koppelen: wij hebben geen account van je en niets om een IP-adres naast te leggen.

Dat is de termijn waarin wij die logs kunnen inzien. Of Vercel daarnaast in zijn eigen administratie nog iets bewaart, staat niet in dagen in zijn privacyverklaring; die zegt alleen dat gegevens zo kort blijven staan als nodig is (vercel.com/legal/privacy-policy).

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om deze website te kunnen uitleveren en beschikbaar te houden.

Eén uitzondering die je moet weten: klik je op de knop om een abonnement te nemen, dan sta je op een pagina van Stripe. Daar gelden de regels van Stripe, en die pagina meet en onthoudt wel dingen.

9. Verwerker of verwerkingsverantwoordelijke

Twee begrippen die je in een zakelijk gesprek gaat tegenkomen. Een verwerkingsverantwoordelijke bepaalt wat er met gegevens gebeurt; een verwerker doet het namens iemand anders, en dat is een afspraak die je op papier zet.

• Voor de gegevens in je administratie zijn wij geen van beide. Je mailbox, je agenda en je boekhouding komen nergens bij ons binnen, dus er is niets dat wij namens jou verwerken en er is ook niets om een verwerkersovereenkomst over te sluiten. Wil je die zekerheid zwart op wit, dan is dat precies wat punt 3 zegt: je computer stuurt ons een sleutel, een willekeurig nummer en een versienummer, en daar houdt het op.
• Voor je licentie- en betaalgegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Dat zijn onze klantgegevens, voor onze eigen overeenkomst met jou, en de partijen die wij daarvoor inschakelen staan in punt 10.

Vraagt een klant of een boekhouder je om een verwerkersovereenkomst voor ZZP Dashboard, dan kun je deze twee punten doorsturen. Blijft die vraag staan, mail ons dan; dan kijken wij ernaar.

10. De partijen die wij inschakelen

Partij	Waarvoor	Waar
Stripe	De betaling, het abonnement en je factuur	Eigen voorwaarden en privacyverklaring
Resend	De mail met je licentiesleutel	Regio Ierland
Cloudflare	De verbinding met onze licentieserver, en het doorsturen van post naar onze mailbox
Google	De postbus waarin die post aankomt
DigitalOcean	De server waarop de licentiecontrole draait	Amsterdam
Vercel	Deze website

Meer zijn het er niet. Komt er een partij bij, dan staat hij hier, en dan verandert de datum boven deze tekst.

11. Je rechten

Je hebt het recht om te zien welke gegevens wij van je hebben, om ze te laten verbeteren of verwijderen, om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken, en om ze in een gewoon bestandsformaat mee te krijgen. Een verzoek stuur je naar support@marconuova.nl en je krijgt binnen een maand antwoord.

Twee dingen die daarbij helpen. Wij hebben weinig van je, dus een verzoek om inzage levert bij ons meestal een sleutel, een klantnummer bij Stripe en een paar datums op. En wat op je eigen computer staat hoef je niet bij ons op te vragen: daar zit een exportknop in het programma, en die gegevens blijven van jou, ook als je stopt met betalen.

Ben je het niet met ons eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen

Deze verklaring kan veranderen, bijvoorbeeld als er een koppeling of een partij bij komt. De datum boven de tekst zegt welke versie geldt. Verandert er iets wezenlijks aan wat er met je gegevens gebeurt, dan laten wij dat weten op het mailadres waarop je je licentiesleutel hebt gekregen.